“클리닉 예약은 오다비에서 안되나요?” 선생님들의 VOC가 새로운 기능이 되기까지
흩어진 업무 틀, 가장 껄끄러운 ‘클리닉 관리’
요즘 선생님들은 그 어느 때보다 바쁘고 스마트 하게 일하십니다. 콘텐츠 제작, 동영상 편집, 출석 체크, 수납 관리에 이르기까지 수많은 업무를 처리하기 위해 다양한 보조 툴을 활용하고 계시죠. 하지만 사용하는 IT 툴이 늘어날수록, 선생님들 사이에서는 “일원화된 업무 환경”에 대한 갈증이 점점 커지고 있습니다.
파편화된 수많은 업무 중에서도 선생님들이 입을 모아 가장 껄끄럽고 손이 많이 간다고 토로하시는 영역이 있습니다. 바로 클리닉 관리 입니다.
현재 시장에는 학원 수업의 클리닉 예약에 특화된 뾰족한 서비스가 거의 없습니다. 식당이나 미용실에서 쓰는 네이버 예약 같은 범용 매장 서비스를 수업 실정에 맞춰 쓰기에는 무리가 있죠.
대부분의 선생님들은 구글 폼으로 신청을 받고, 구글 시트, 노션, 캘린더, 엑셀 등에 수기로 클리닉 명단을 관리하며 문자 메시지를 발송하는 방식을 택하게 됩니다
문제는 이렇게 별도의 외부 서비스로 수기 관리를 하다 보면, 명단이 누락되거나 정보가 잘못 입력되는 휴먼 에러가 빈번하게 발생한다는 점입니다. 무엇보다 오다비에 등록된 수강생 데이터와 호환이 되지 않다보니, 신청자 명단을 일일이 대조하고 성적과 클리닉 결과를 따로 관리해야 하는 등 똑같은 업무를 두 번 세 번 반복해야한 했습니다.
현장의 VOC에 응답하다
오다비를 사용 중인 선생님들께서 저희에게 가장 많이 남겨주신 VOC(고객의 소리)가 바로 이것이었습니다.
“오다비 학생 데이터를 활용해서 그대로 클리닉 예약까지 한 번에 관리할 수는 없나요?”
저희는 선생님들의 흩어져 있는 업무의 일원화를 돕기 위해, 오다비 내부에서 예약 부터 메시지 발송까지 모두 해결할 수 있는 ‘클리닉 예약’ 기능을 새롭게 출시하게 되었습니다.
단순한 폼(Form) 형태가 아닌 캘린더 형식으로 구성하여, 선생님께서 원하는 시간대에 세션(슬롯)을 설정할 수 있습니다. 이때 최대 예약 가능 인원이나 특정 클래스 수강생만 신청할 수 있도록 세부 조건을 설정하는 것도 가능합니다.
현장의 리얼리티를 반영한 시스템: 직접 배정 90%, 자율 예약 10%
특히 이번 기능을 기획하면서 저희가 가장 깊게 고민한 것은 “실제 현장의 사용 패턴”이였습니다. 보통 클리닉은 학생들이 자발적으로 예약할 것 같지만, 실제 현장에서는 선생님이나 조교들이 클리닉 대상자를 파악해 직접 특정 세션에 배정하는 비율이 90%에 달합니다. 학생들이 자발적으로 예약하는 비율은 10% 내외에 불과하죠.
그래서 오다비의 클리닉 예약은 학생들이 직접 링크를 통해 자율 예약하는 기능은 물론이고,
선생님께서 직접 학생을 선택해 특정 세션에 빠르고 쉽게 등록 시키는 관리자 기능을 가장 직관적이고 편하게 다듬는데 집중했습니다.
예약 서비스가 아닌, 새로운 관리의 시작
오다비가 만든 클리닉 예약의 진짜 강력함은 일정을 잡는 것을 넘어선 ‘자동화된 소통’에 있습니다.
예약이 완료되면 학부모와 학생에게 예약 완료 안내 메시지가 자동으로 발송됩니다. 또한, 클리닉 당일 학생의 노쇼(No-show)를 방지하기 위해 리마인드 메세지도 쉽게 보낼 수도 있습니다. (현재 리마인드 메시지는 직접 발송하셔야 하지만, 자동화 개선을 준비하고 있습니다.)
학생이 클리닉에 도착하면 등원 메시지를, 마치고 돌아갈 때는 결과 메시지를 보낼 수 있습니다. 단순 출결만 안내하는 것이 아니라, 오늘 클리닉에서 어떤 내용을 다루었고 결과가 어땠는지 텍스트로 입력하여 보낼 수 있습니다.
관리가 필요한 학생 자동 선별, 오다비가 그리는 다음 단계
클리닉 예약 기능은 현재 선생님 개인의 “예약 캘린더” 개념으로 첫발을 내디뎠습니다.
하지만 저희의 로드맵은 여기서 멈추지 않습니다. 추후에는 예약이 필요한 모든 업무를 오다비에서 통합 관리할 수 있도록 확장할 예정입니다. 무엇보다 오다비에 누적된 성적 데이터를 바탕으로, “클리닉을 통해 관리가 필요한 학생”을 시스템이 자동으로 선별해주는 기능까지 선보일 계획입니다.
불편함을 기꺼이 공유해 주신 선생님들의 VOC 덕분에 오다비는 지속적으로 진화하고 있습니다. 이제 복잡하고 번거로웠던 구글 시트는 과감히 닫아두세요. 오다비 안에서 클릭 몇 번이면 클리닉 예약 부터 알림톡 발송까지 쉽게 해결할 수 있습니다.